Évaluation externe
Anticiper. Préparer. Rassurer. Réussir
L'évaluation, quelle qu'en soit la forme, ne devrait jamais être vécue comme une épreuve.
Nous vous accompagnons pour transformer ces échéances en leviers de structuration,
de valorisation et de reconnaissance.
HAS, ARS, DDPP, commission de sécurité… nous vous aidons à préparer vos équipes, vos documents, vos espaces
et vos messages avec méthode, rigueur et humanité.
Notre expertise
10 ans de direction d'EHPAD, des évaluations pour le compte d'organismes agréés par la HAS. Cette double casquette nous permet de vous apporter une vision à la fois stratégique et très opérationnelle dans vos préparations.
Notre accompagnement couvre de manière non exhaustive :
• les inspections et contrôles de l'ARS, de la DDPP,
• les commissions de sécurité,
• ainsi que le suivi post-visite : réponses aux non-conformités.
Objectif : vous permettre d'aborder ces échéances avec calme, professionnalisme et confiance.
Notre méthodologie
Notre approche repose sur l'appropriation progressive des exigences, l'analyse de vos pratiques, et la mise en capacité des équipes.
Nous intervenons en plusieurs temps :
• État des lieux ciblé de votre niveau de préparation
• Co-construction d'un plan d'action réaliste, avec priorités et échéances
• Sensibilisation et simulation avec les professionnels concernés
• Appui à la constitution de la preuve et à la mise en forme documentaire
• Coaching de la direction et du management pour assurer la cohérence et la posture
Nous privilégions toujours la clarté, la pédagogie et la responsabilisation, afin que vos équipes soient fières d'y arriver… et de le montrer.
Les bénéfices de notre accompagnement
Retrouver de la sérénité face aux évaluations
Les évaluations, inspections ou contrôles génèrent stress et confusion. Notre accompagnement procure un cadre rassurant, une démarche pas à pas et des outils concrets.
Nous vous aidons à reprendre la maîtrise du calendrier et à mobiliser vos équipes sans pression.
Des documents clairs, prêts, vérifiables
Face à un inspecteur, ce que vous faites doit pouvoir être démontré. Nous vous accompagnons dans la constitution de votre “preuve”, à partir de vos outils existants et vous aidons à organiser :
• les procédures,
• les preuves de traçabilité,
• les comptes rendus,
• les supports d'information usagers/familles.
Le tout dans une logique de structure, lisibilité et fiabilité.
Des équipes mobilisées, pas infantilisées
L'évaluation réussie est celle qui fédère et non celle qui repose sur la direction. Nous valorisons l'intelligence collective et les savoir-faire déjà présents dans vos équipes.
Les professionnels comprennent les enjeux, se sentent concernés et peuvent s'approprier la démarche qualité.
La dynamique interne est plus fluide, plus responsable et porteuse de sens.
Une vision d'évaluatrice, pour une vraie valeur ajoutée
Notre force : connaître et croiser 3 visions : la vôtre, celle de l'évaluatrice et celle de la directrice d'EHPAD expérimentée.
Grâce à cette triple posture, nous vous aidons à :
• mieux comprendre les grilles de lecture de la HAS ou des autorités,
• structurer vos argument,
• répondre avec clarté aux attendus tout en valorisant vos actions
Nous traduisons les exigences en langage accessible, et vous aidons à positionner votre établissement avec justesse et crédibilité.
Nos prestations de préparation aux évaluations externes
Préparation à l'évaluation quinquennale HAS : méthode Accompagné Traceur, Traceur Ciblé, Audit Système
- Analyse de votre niveau de conformité au référentiel national d'évaluation
- Animation de réunions de sensibilisation pour les équipes (critères, enjeux, postures)
- Construction d'une grille d'autoévaluation et planification des actions correctives
- Aide à la constitution du dossier de preuve (documents, traçabilité, outils)
- Simulations d'entretiens avec les évaluateurs et coaching de la gouvernance
Préparation aux inspections et contrôles ARS
- Revue des pratiques organisationnelles et des protocoles obligatoires
- Vérification des documents RH, sanitaires, hygiène, droits des usagers
- Préparation des équipes aux entretiens avec les inspecteurs (posture, réponses, cohérence)
- Appui à la rédaction de procédures ou fiches d'actions correctives
- Accompagnement à la réponse écrite en cas de rapport de contrôle avec réserves
Préparation aux contrôles DDPP (cuisine)
- HACCP : Évaluation des protocoles alimentaires, hygiène, chaîne du froid, traçabilité
- Appui à la mise à jour des fiches techniques et registres obligatoires (PMS)
- Sensibilisation des équipes de cuisine, ASH, maintenance à la conformité attendue
- Préparation des justificatifs en cas de délégations ou prestations externalisées
- Audit flash en conditions réelles pour anticiper les non-conformités
Préparation aux commissions de sécurité
- Vérification du registre de sécurité et des documents techniques à jour
- Appui à la coordination avec les prestataires (maintenance, SSI, extincteurs…), avec la personne responsable de la maintenance.
- Préparation à l'accueil de la commission et organisation de la visite
- Appui à la levée des éventuelles observations ou prescriptions
- Coaching de la direction sur la gestion des échéances et obligations réglementaires
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